コロナ禍でこれまで以上にテレワークをする人が増えました。
3年間テレワークしている自分が、テレワーク中に生産性が向上するように気をつけていることを紹介したいと思います。
たくさんあるので、全部すぐに実践、、、というのは難しいかもしれません。
しかし、少しずつ取り入れていけば必ずうまくいくと思います。
テレワーク中に気をつけること
集中するための準備が大切なのは直感的に分かりますね。
しかし、集中を途切れさせないための対策もあると安心です。
スマホを視界に入らない、遠いところに置く
最重要項目です。
現代人は多かれ少なかれ「スマホに依存」してしまっているはずです。
- 目的は無いが、気付けばスマホを触っていた。
- スマホが目に入ると、つい触ってしまう。
など、心当たりがある人も多いはず。
でも、あなたのせいではありません。よくできたスマホのアプリは、脳が依存しやすいように通知のタイミング等を工夫しています。
脳がハッキングされている、ということですね。
対策として、画面を見えないようにスマホを裏返しておく、、、というのも良さそうですが、ここはアル中と同じ対策でいきましょう。
スマホは、視界に入らないかつ手の届かない遠いところに置くようにします。
スマホ依存については以下の本が詳しいです。
興味があれば手に取ってみてください。
プチ休憩中にスマホを見ない
これもスマホ依存の対策です。
「ちょっと気分転換したい」とか「作業が一区切りした」というプチ休憩にスマホを見るのをやめましょう。
ひとたびスマホを見始めたら「プチ休憩のつもりが30分経ってた！」ということになりかねません。
自分は気分転換に
- 目を閉じてぼーっとする
- ベランダでお茶を飲む
- 甘いお菓子をつまむ（糖分をとる）
をすることが多いです。
意外にも「ぼーっとする」は気分がリセットされるのでオススメです。
気分転換は脳に一切情報を入れない時間にしましょう。
そのためデジタル系はNG。頭を休ませる自分なりの方法を見つけると良いと思います。
一つのことに集中する
ドキュメントを作っているとき、Slackの通知に返信する、、、
このプログラムの完成させないといけないけど、別の資料の納期が心配、、、
のように、同時に複数のタスク（マルチタスク）や心配事に気を遣いすぎて集中できない時があります。
集中とは1つのことに没頭して取り組む、と言うことなので、マルチタスクとは相反しますよね。
マルチタスクを避けるためには、以下のようなアイディアがあります。
- 必要の無いアプリは閉じておく。（完全に終了させる）
- 「今日の16時から、この心配事の対策を考えよう」のように、心配事に対応する時間を決めておく。
- 心配ごとは集中が必要なタスクの前に解決しておく。
- Slack等のチャットは緊急のもののみ通知するように設定する。
- メールやSlackの重要ではない連絡に対応する時間を決めとく。
※参考図書：ＬＩＭＩＴＬＥＳＳ 超加速学習―人生を変える「学び方」の授業（ジム・クウィック (著), 三輪 美矢子 (翻訳) ）
インターホン（呼び鈴）をOFFもしくは消音にする
せっかく集中していてもインターホンが鳴れば台無しになります。
インターホンは電源をOFFにするか、消音にしましょう。
テレワーク中であれ、出勤しているのであれば「居留守」にはならないはずです。
（勤務中はプライベートな訪問には対応しない、ということです。）
賛否あるでしょうが、自分はテレワーク中はインターホンが鳴らないようにしています。
なお、自分は消音できるインターホンがあることを入居物件の必須条件にしています。
そもそも集中するのは大変だと思っているので、それを台無しにする要素は少しでも減らしたいと考えているからです。
仕事用PCで娯楽コンテンツを見ない
スマホで気分転換するのは最も危険ですが、PCで気分転換するのも良くありません。
娯楽系の動画やサイトをみたり、ゲームするのはオススメしません。
以下のようなデメリットがあるからです。
- 集中したい時でも、娯楽系のサイトを見たい欲求に駆られる。
- 娯楽に関連する広告が多くのサイトで表示され、集中が途切れる原因となる。
- オンライン会議中の画面共有で、娯楽の広告が表示される。（恥ずかしい）
PCはスマホほどの依存性は無いと思います。
とはいえ、「このPCを使う = 仕事をする」と脳を切り替えるためにも仕事用PCでの娯楽は避けた方がいいでしょう。
仕事用PCで娯楽をみるクセがつくのは避けた方がいいです。
イヤホンをつける
これはオフィスで働いている時も有効です。
イヤホンをつけ、集中を途切れさせる要因をシャットアウトできます。
自分は、作業中に聞くプレイリストを作ってあります。
イヤホンをつけ、プレイリストを再生することで「集中するぞ！」とスイッチを切り替えている訳ですね。
紙とペンを活用する
これだけやってもまだ集中できない、、、場合もあります。
そのときは、「紙とペン」を使っています。
一度PCから目を離し、紙とペンを使うことでを考えを整理できます。
- これからPCでする作業リスト（TODOリスト）を書き出す。終わったら二重線で消す。
- アイディアを出したいときは、紙に自由に書く。紙とペンなら図や絵、言葉など自由に考えを表現できる。
ソフトウェアの制約もあります。
- 紙とペン ＝ アイディア、構想、把握、理解を生み出すツール
- PC ＝ アウトプット（成果物）の作成ツール
無理に全てをデジタル化しなくても大丈夫です。
ポモドーロテクニックを使う
ポモドーロテクニックとは、時間管理の手法です。
- 25分作業したら、5分休む。この1セットを「ポモドーロ」とする。
- 4ポモドーロ終わったら、15分の長めの休憩をとる。
そもそも作業を「はじめ」ないと集中はできません。
ポモドーロの開始を作業を始める「きっかけ」にもできます。
また、休憩時間もあるので「メリハリ」がつきます。
より詳しく知りたいひとは以下を参照してください。
テレワークの環境を整える
テレワークするための家具や環境を整えておくと、より快適に作業できます。
仕事スペースと生活スペースを分断する
デスクと生活スペースはパーティション（ついたて）を使うなどして区切ると良いです。
座った状態で、生活スペースが目に入らないようにするとより集中しやすくなります。
自分は1Kのアパートに住んでいて、ベッドなどの生活スペースも1つの部屋の中にあります。
しかし、パーティションを設置することで仕事スペースを作り出しています。
視界に入るモノの数を減らす
人間には視界に入るモノを無意識に気にする本能があるそうです。
大昔に狩猟と採集で生活していたときの人類は常に危険と隣り合わせだったため、周囲を警戒するような性質が重要だったということのようです。
であれば、原始人が安心するような「モノが少なく、危険な動物が隠れる場所がない、周囲を気にする必要が無い」空間であれば集中できるということになります。
- デスクにつくと本棚が目に入る
- デスクにマンガや本が置いてある
- フィギュアなどの飾りがある
などは、作業中は視界に入らないところにしまった方が良いといえます。
無意識のうちに本能がそれらに意識を向け、集中が途切れる可能性があるからです。
思わず手に取ってしまう、、、可能性もありますよね。
視界に入るモノの数を少なくすればその分だけ集中しやすくなります。
仕事用のイスとデスクを用意する
食卓などで作業する人もいますが、基本的には仕事用のデスク、イスの方が気持ちの切り替えもできます。
可能であれば、より長時間作業に向いたワークチェアに投資できればなお良いです。
自分はアーロンチェアのアームレスの一番安いモデルを使っています。
それでも10万円しましたが、イスが原因で集中が途切れることはなくなりました。
アームレスで大丈夫か悩みポイントだと思います。
自分はPCの操作の時は元々アームレスト使わないので、アームレスで問題ありませんでした。
白色光のデスクライトを設置する
白色光にすると、よりディスプレイや紙に書いたものが見やすくなります。
個人差があると思いますが、目も疲れにくいと感じます。
また、白色光は集中力を高めるという話もあります。
- リラックスするとき：温かみのある電球色
- 集中したいとき：白色光
と使い分けると、気持ち的な切り替えにも便利です。
音声コントロールで家電を操作する
オフィスと違い、
- 暗くなったら照明をつける
- 空調の設定を変える
を自分でやる必要があります。
これのためにデスクを離れてしまうと集中が途切れることもあります。
そこで、自分はHomePod Miniを活用しています。
- Hey, Siri、電気をつけて
- Hey, Siri、ちょっと暑い（寒い）
- Hey, Siri、サーキュレーターを強めて
などと発話して、家電をコントロールしています。
最新の家電は不用です。
リモコン操作できる家電であれば、Nature RemoとSiriで実現できます。
AlexaやGoogle Homeでも実現できると思います。
通知を整理する
何もしないと、PCには通知がたくさん届きます。
それらを整理しましょう。
- 仕事用チャット（Slackなど）は重要なスレッドのみ通知をするよう設定する
- Webサイトからの通知を受け取らない（ブラウザの設定）
- Windows/Macの各アプリの通知は重要なもののみにする
ブラウザのサイトごとの通知は、Chromeの場合次のように設定できます。
- アドレスバーに
chrome://settings/content/notificationsを入力してEnter。 通知の送信を許可するサイトリストから、通知が不要なサイトを「削除」する。
その他
生活にメリハリをつける
集中する時間、プライベートの時間、とメリハリをつけると集中スイッチを切り替えやすいです。
時間で管理するのが難しい場合も、雰囲気でメリハリをつけることはできます。
自分は以下のようにしています。
- プライベートな時間は、部屋の照明を暖色（オレンジっぽく）にする。仕事中は白色にする。
- プライベートな時間は、部屋にBGMをかける（HomePodで無印良品の店内BGMをかけています）
- デスクを整理して、仕事用PCを目につかないところにしまう。（オフィスでのクリアデスクと同じことをするだけ。）
自分の場合は1Kの部屋に住んでいるので、いろいろと工夫することでプライベートな時間はしっかり頭を切り替えられるようにしています。
狭い部屋なら小さな間接照明1つでもゆったりした時間を作ることができます。
ヤマギワのサイトには少し高価ですが、デザイン性に優れた照明がたくさん売っています。
お気に入りのものを見つけるのも楽しいです。
コワーキングスペースを活用する
コワーキングスペースを活用するのもありです。
雰囲気が合えば、自宅や会社のオフィスよりも集中しやすいでしょう。
期間契約はちょっと、、、と言う人もいるでしょう。
その場合は、時間単位で支払う「ドロップイン」というプランがあるコワーキングスペースを利用できます。
（この場合、混雑していると入店制限で入れない可能性もあるので注意が必要です。期間契約者が優先です。）
WiFi環境やフリードリンクなど、会社のオフィス並（か、それ以上）の環境が用意されている店舗もあります。
レセプション用のスペースや貸し会議室の併設、お茶出しを依頼できる、会話NG集中ルーム、などいろいろなサービス、設備で差別化しています。
利用者層や店舗内ルールなどでそれぞれ雰囲気も変わってきます。
いろいろと足を運んで自分にあった店舗を探すのも楽しいですよ！
ヒント（経験上）：
- 学生、勉強する人が多い：仕事の電話がしにくい雰囲気になりがち。タイピングの音や電話がクレームに書かれることも。
- 仕事での利用が多い：仕事の電話がしやすい、（短時間なら）オンライン会議もしやすい
- 勉強、仕事だけでなく、ボードゲームや趣味もOK：気楽にオンライン会議や電話ができる。ちょっとうるさいことも。
- （コロナ前）19時以降、飲酒OKで、申請すればイベントや勉強会の開催OK：お互いあまり気をつかわずに過ごせて気楽。
まとめ
自分の友人は不動産系の営業職をしていますが、テレワークがうまくいかず苦労しているという話を聞きました。
「結局1日中サボってるみたいになってしまった」とのことです。
こういう悩みって同僚や上司には相談しにくいでしょうし、悩んでいる人は多いのでは、、、と感じました。
そういった人たちの参考になれば、と思い、自分が工夫していることを紹介しました。
集中するためには、
- 集中するための環境を整える
- 集中が中断させる事象に備える
の2段階考えることが大切だと思います。
でも、一番必要なのは「自制」かもしれません。。。
やる気は「作業を始めてから出るもの、作業を始める前には出てこない」と言われます。
とにかく自制して、手を動かし始めることが重要だともいえますね。